Loi 25 : ce que vos logiciels doivent vous permettre de faire
La Loi 25 est entièrement en vigueur au Québec depuis septembre 2024. Vos logiciels vous aident-ils à la respecter, ou vous compliquent-ils la tâche ?
La Loi 25 modernise la protection des renseignements personnels au Québec. Ses obligations sont entrées en vigueur par étapes, de 2022 à 2024. Elle concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès qu'elles conservent des informations sur leurs clients ou leurs employés.
Cet article n'est pas un avis juridique. Il vous aide à vérifier une seule chose : vos logiciels vous permettent-ils de respecter vos obligations ?
1. Savoir où sont vos données
Quand vos informations sont réparties dans plusieurs logiciels, il est difficile de dire où se trouve chaque fiche client. Faites la liste de vos logiciels. Pour chacun, notez ce qu'il contient et où l'éditeur héberge les données.
2. Contrôler qui voit quoi
La personne qui gère le planning n'a pas besoin de voir les informations de paie. Vérifiez que chaque logiciel permet de limiter les accès selon le rôle de chacun.
3. Remettre ses données à une personne qui le demande
Depuis septembre 2024, une personne peut demander que ses renseignements lui soient communiqués dans un format structuré et couramment utilisé. Si ses informations sont dispersées dans cinq outils, répondre devient un vrai travail.
4. Supprimer ce qui n'est plus utile
Les renseignements personnels ne doivent pas être gardés indéfiniment. Vos logiciels doivent permettre de supprimer ou d'anonymiser une fiche quand elle n'a plus de raison d'être conservée.
5. Garder une trace des incidents
En cas de fuite de données, vous devez la consigner dans un registre. Si le risque est sérieux, vous devez aussi avertir la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Un logiciel qui garde un historique des accès vous aide à comprendre ce qui s'est passé.
Moins d'outils, moins de risques
Chaque logiciel de plus est un endroit de plus où circulent vos données. Regrouper vos outils simplifie aussi votre conformité.
Pour les questions juridiques, consultez un professionnel. Pour savoir si vos outils vous facilitent la tâche, parlons-en.